articles

ข้อมูลและเรื่องน่ารู้

Select years
to see our articles

  • 2018
  • 2017
  • 2016
  • 2015
รับมือกับงานต่างๆ อย่างมืออาชีพ ด้วย Urgent/Important Matrix

รับมือกับงานต่างๆ อย่างมืออาชีพ ด้วย Urgent/Important Matrix

November 29, 2018

เวลาที่คุณมีงานเยอะๆ โหมเข้ามา หรือเวลาที่คุณมีงานโครงการต่างๆ ให้ทำหลายอย่าง คุณมักจะรู้สึกสับสนในการเลือกงานที่จะทำ ทำให้คุณทำงานชิ้นโน้นหน่อยงานชิ้นนี้หน่อย ไม่เป็นชิ้นเป็นอัน หรือสับสนไม่รู้จะทำงานชิ้นไหนให้เสร็จก่อนดี

การนำเทคนิค Urgent/Important Matrix มาใช้ จะช่วยให้คุณเรียงลำดับงานได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และตัดสินใจเลือกทำสิ่งที่ควรทำก่อน และปล่อยวางหรือชะลองานยังที่ไม่ควรทำในตอนนี้ไว้ก่อนได้ คุณจึงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพ

ตาราง Urgent/Important Matrix ด้านล่างนี้จะช่วยคุณจัดการปัญหาเรื่องนี้ได้

 

15-11 - Urgent-Important Matrix.jpg

จากภาพ ตารางแบ่งออกเป็น 4 ช่อง มีแกนสำคัญ 2 แกน

แกนแนวตั้ง หมายถึง ลำดับความสำคัญ โดยด้านล่างสำคัญน้อย และด้านบนสำคัญมาก

แกนแนวนอน หมายถึง ลำดับความเร่งด่วน โดยด้านซ้ายไม่เร่งด่วน และด้านขวาเร่งด่วนมาก

สำหรับช่องในตาราง จะแบ่งประเภทงานออกเป็น 4 ประเภท โดยให้คุณพิจารณางานที่จะทำว่าควรอยู่ในช่องใด เพื่อใช้ในการตัดสินใจเลือกทำงานให้เหมาะสมกับช่วงเวลานั้นๆ ได้อย่างมืออาชีพ (หากเป็นไปได้ให้กำหนดระดับคะแนนตั้งแต่ 1-5 ให้กับประเภทงานทั้ง 2 แกน เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกงานเพื่อวางในช่องต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น)

ช่อง “Critical Activities” หมายถึง “งานที่สำคัญเร่งด่วน” หมายถึงเป็นงานที่ไม่ทำไม่ได้ นอกจากนั้นยังเป็นงานที่มีความเร่งด่วนมากด้วย เช่น งานนำเสนอแผนงานให้ลูกค้ารายใหญ่ในตอนบ่าย, พิธีต้อนรับคณะกรรมการบริษัทในวันพรุ่งนี้เช้า งานที่อยู่ในช่องนี้ จะเป็นงานแรกสุดที่คุณต้องให้ความสำคัญมากที่สุด และต้องเร่งทำให้เสร็จทันเวลา

ช่อง “Interruptions” หมายถึง “งานที่เร่งด่วน แต่ไม่ได้สำคัญ” หรือ งานประเภทนี้มักจะเป็นงานที่เกิดขึ้นมาทันทีทันใด ที่ต้องการให้ไปจัดการหรือไปแก้ไข เช่น ไฟในที่ทำงานดับ, อินเทอร์เน็ตล่ม การรับมือกับงานประเภทนี้คือ หากสามารถมอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ คุณก็ควรมอบหมายงานนั้นให้คนอื่น หากไม่ได้ก็ควรต้องรีบดำเนินการแก้ไขให้เรียบร้อยให้ทันการณ์

ช่อง “Important Goals” หมายถึง “งานสำคัญที่ไม่เร่งด่วน” หรือ “งานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่สำคัญต่างๆ” งานประเภทนี้มักจะหมายถึงงานสำคัญต่างๆ หรืองานที่เป็นงานเป้าหมายของฝ่าย หรือของบริษัท เช่น งานปรับปรุงผลิตภัณฑ์ใหม่เพื่อวางตลาด, งานขยายตลาดไปยังกลุ่มลูกค้าใหม่ๆ, งานฝึกอบรมเพื่อเพิ่มศักยภาพผู้บริหาร จึงเป็นงานที่คุณควรให้ความใส่ใจมากเป็นพิเศษ คุณจึงควรแบ่งเวลามาให้กับงานนี้มากกว่างานอื่นๆ

ช่อง “Distractions” หมายถึง “งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน” หรือ “งานที่ควรหลึกเลี่ยง” เช่น งานต้อนรับแขกปกติทั่วๆ ไป, งานอ่านหนังสือพิมพ์/ข่าวในยูทูป, แชทไลน์, โพสต์ Facebook ส่วนตัว, งานจัดข้าวของต่างๆ วิธีจัดการกับงานประเภทนี้คือ ควรหลีกเลี่ยง ถ้าทำได้หรือให้คนอื่นทำแทน กับอีกวีธีก็คือ ไว้ทำตอนว่างๆ จริงๆ