บทความนี้ต่อเนื่องจากบทความเรื่อง “เบื้องหลังเบื้องลึก ISO 30401 (KM Standard)”* ที่ผู้เขียนได้เผยแพร่เมื่อต้นปี 2562 บทความนี้จะมีทั้งหมดประมาณ 3 ตอนสั้นๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้องค์กรสามารถนำ ISO 30401 ไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ จึงไม่ได้เป็นเพียงแค่การตีความ แต่เน้นที่วิธีการใช้มาตรฐาน การมองระบบการจัดการความรู้ในภาพรวม ประเด็นที่องค์กรควรให้ความสำคัญ และการนำข้อกำหนดที่อาจกระจายอยู่คนละหมวดมาเชื่อมโยงกันเพื่อให้ผู้อ่านเห็นภาพรวมของระบบที่เกี่ยวข้องซึ่งมีผลกระทบต่อ KM รวมทั้งความเชื่อมโยงกับระบบบริหารจัดการเพื่อความเป็นเลิศอื่นๆ โดยสอดแทรกมุมมองของผู้เขียนเพื่อให้สามารถนำมาตรฐานนี้ไปใช้ได้จริง
ตอนที่ 1
Part 1: Understanding KM Principles and Our Context
รู้เขา (KM) รู้เรา (บริบทและโจทย์ของเรา)
ก่อนอื่นควรทราบว่า มาตรฐาน ISO แบ่งได้หลายประเภท ในมิติของการขอการรับรอง สามารถแบ่งเป็นมาตรฐานที่ขอการรับรองได้และขอการรับรองไม่ได้ มาตรฐาน ISO series ที่สามารถขอการรับรองได้จะบอก “What to do” แต่ไม่ได้บอก “How to do” ดังนั้น ISO บาง Series จึงมี Guideline/Guidance เพื่อบอก “How to” ในการนำ ISO Standards นั้นๆ ไปใช้ในองค์กร สำหรับ ISO30401 เป็นมาตรฐานที่ขอการรับรองได้* แต่ยังไม่มี Guidance ที่จะช่วยในการนำมาตรฐานนี้ไปใช้ ขณะนี้ในประเทศไทยมีองค์กรแห่งแรกที่ได้รับรอง ISO 30401 แล้วเมื่อเดือนกุมภาพันธ์ 2564*
ในมุมมองของผู้เขียน องค์กรที่จะใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่จาก ISO 30401 คือองค์กรที่มีการทำ KM มาบ้างในระดับหนึ่งแล้วเพราะจะเข้าใจเนื้อหาของมาตรฐานได้ดีกว่า หากยังไม่เคยทำ KM มาเลยผู้บริหารควรอ่านบทความหรือหนังสือเกี่ยวกับพื้นฐาน KM ก่อนก็จะช่วยทำให้เข้าใจมาตรฐานนี้มากขึ้น ควรเริ่มต้นด้วยการอ่านบทนำซึ่งได้กล่าวถึงประโยชน์ของ KM ที่มีหลากหลายมิติ ข้อสรุปที่สำคัญคือ KM เป็นการบริหารแบบองค์รวมโดยการใช้ความรู้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อสร้างคุณค่าให้องค์กร
มาตรฐานนี้ได้ระบุหลักการพื้นฐาน 8 เรื่องที่สำคัญ (Guiding Principles) ซึ่งผู้เขียนคิดว่าเปรียบได้กับ Core Values ของเกณฑ์รางวัลคุณภาพแห่งชาติหรือเกณฑ์ TQA* หลักการพื้นฐานนี้ ไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับผู้ที่ทำ KM อยู่แล้ว แต่รู้ทั้งรู้ก็ทำให้สำเร็จได้ยาก โดยเฉพาะในเรื่องสภาพแวดล้อม (Environment) ซึ่งระบุว่าเราไม่สามารถจะจัดการความรู้ได้โดยตรงแต่ต้องจัดการกับสภาพแวดล้อมในการทำงานเพื่อให้วงจรความรู้หมุน รวมทั้งความสำคัญอย่างยิ่งยวดของวัฒนธรรมองค์กรต่อประสิทธิผลของระบบ KM
สิ่งสำคัญต่อไปคือ ควรอ่าน Annex A และ Annex B เพื่อปูพื้นความเข้าใจเกี่ยวกับ KM แบบกว้างๆ ก่อน โดยเฉพาะ Annex B ช่วยให้เข้าใจความแตกต่างระหว่าง KM กับระบบบริหารอื่น ๆ ได้ชัดเจนขึ้นเช่น KM ต่างจาก ระบบการฝึกอบรม Risk Management และ customer relationship management อย่างไร เมื่อเข้าใจพื้นฐาน KM แล้ว ก็ทำความเข้าใจ Clause* (Context of the organization) ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งในตอนเริ่มทำ KM เพราะมี 3 ประเด็นสำคัญที่ผู้บริหารต้องพิจารณาได้แก่
ภายใต้ขอบเขตดังกล่าว องค์กรต้องกำหนด ประเมินและจัดลำดับความสำคัญขององค์ความรู้ (Knowledge domain) ที่สร้างคุณค่าเพิ่มได้มากที่สุดให้กับองค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยพิจารณาถึงเป้าหมายขององค์กร ปัจจัยภายนอกและภายใน รวมทั้งความความต้องการและความคาดหวังของกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียดังได้กล่าวข้างต้น
การกำหนดองค์ความรู้สำคัญอาจทำได้แบบง่ายๆ โดยผู้บริหารร่วมกันกำหนดโดยพิจารณาจาก วิสัยทัศน์ เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ กลยุทธ์ และกระบวนการสำคัญที่มีผลต่อการบรรลุวิสัยทัศน์ได้
องค์กรอาจใช้ “Knowledge Mapping”* ซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้ค้นหาว่าความรู้อะไรสำคัญต่อองค์กร ความรู้นั้นอยู่ที่ไหน และมีปัญหาอะไรเกี่ยวกับความรู้ดังกล่าวเช่น อุปสรรคของการไหลของความรู้จากแหล่งความรู้ไปยังผู้ใช้ ความรู้อะไรที่มีความเสี่ยงที่จะสูญหาย หรือองค์กรยังขาดความรู้อะไรที่ควรมีแต่ยังไม่มีหรือมีแต่ไม่สมบูรณ์ องค์กรสามารถนำข้อมูลดังกล่าวมากำหนดโครงการ KM เพื่อแก้ไขปัญหาหรืออุปสรรคเกี่ยวกับความรู้นั้นๆ ได้
เนื้อหาของบทนี้ป็นพื้นฐานสำคัญที่องค์กรควรทำความเข้าใจและดำเนินการเมื่อเริ่มทำ KM ซึ่งสรุปได้ดังนี้
หากได้ทำตามประเด็นข้างต้นแล้ว ท่านก็พร้อมสำหรับบทต่อไปซึ่งเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ KM
เอกสารอ้างอิง:
